A prestação de contas é uma das etapas mais críticas do ciclo de convênio. Erros nesta fase podem resultar em bloqueios de novas captações, devolução de recursos e até mesmo sanções aos gestores responsáveis.
Após analisar centenas de processos junto aos órgãos federais, identificamos os cinco erros mais frequentes que colocam em risco a continuidade dos investimentos públicos.
1. Falta de comprovação de execução do objeto
O erro mais comum é a ausência de documentos que provam efetivamente a execução do objeto contratado. Muitos gestores enviam apenas relatórios superficiais, sem evidências concretas.
Como evitar: Mantenha um registro fotográfico e videográfico atualizado de todas as etapas da execução. Registre mensalmente o progresso com fotos datadas, relatórios narrativos detalhados e, quando aplicável, vídeos drone para obras de maior porte.
2. Não cumprimento dos prazos estabelecidos
A inadimplência por atraso é um dos principais motivos de glosa de recursos. Muitas prefeituras perdem o prazo por falta de acompanhamento adequado das datas de prestação de contas.
Como evitar: Utilize ferramentas de gestão com alertas automatizados. O +CONVÊNIOS notifica com antecedência de 60, 30 e 7 dias antes de cada prazo.
3. Documentação incompleta ou incorreta
Guias de recolhimento com valores divergentes, notas fiscais sem os dados completos do convênio, e contratos sem as cláusulas obrigatórias são problemas recorrentes.
Como evitar: Utilize checklists padronizados para cada etapa. Verifique sempre os dados do convênio (número, órgão concedente, objeto) em todos os documentos emitidos.
4. Ausência de prestação de contas parcial
Muitos gestores acreditam que a prestação de contas só é necessária ao final do convênio. Porém, convênios de longa duração exigem prestações parciais periódicas.
Como evitar: Planeje as prestações parciais desde a assinatura do convênio. O +CONVÊNIOS gera automaticamente o cronograma baseado nas cláusulas do instrumento.
5. Erros na planilha de custos
Valores que divergem do plano de trabalho original, sem a devida justificativa e aprovação do órgão concedente, geram diligências e possível glosa.
Como evitar: Mantenha a planilha de custos sempre atualizada no sistema. Qualquer alteração deve passar por termo aditivo antes da execução.
Conclusão
A melhor estratégia é a prevenção. Com um sistema estruturado de gestão e acompanhamento, é possível evitar todos esses erros e manter a saúde financeira do município intacta.
